Shell компаниясының жұмыс істеп жатқан немесе бұрынғы қызметкері, мердігері немесе тәуелді тұлғасы

Shell компаниялар тобындағы әрбір адам (бұдан әрі — «Shell» немесе «біз») бір-бірі жөніндегі, сондай-ақ біздің клиенттеріміздің, іскерлік әріптестеріміздің және жеткізушілеріміздің жеке деректерін сақтау үшін жауапты.

Осы Құпиялылық туралы хабарламада Shell компаниясының қызметкерлері, тағылымдамадан өтушілері немесе жеке мердігерлері, сондай-ақ қызметкерлерінің тәуелді тұлғалары болып табылатын немесе болып табылған адамдарға қатысты (бұдан әрі «Shell қызметкерлері») Shell компаниясымен өңделетін дербес деректер туралы ақпарат бар. Shell қызметкерлерінен ерекшеленетін кез келген басқа түрдегі Shell қолданбасының немесе веб-сайтының бөлшек сауда клиенттері немесе пайдаланушылары да болып табылатын Shell қызметкерлері www.shell.com веб-сайтындағы тиісті Құпиялылық туралы хабарламаға жүгіне алады. Shell компаниясына жұмысқа орналасу үшін келетін, қызметкерлер құрамын жинау жөніндегі іс-шараларға қатысатын немесе бағалаудан өтетін тұлғалар: www.shell.com/careers парақшасындағы Құпиялылық туралы хабарлама — Қызметкерлер құрамын жинау тармағын қараңыз.

Осы Құпиялылық туралы хабарлама қолданыстағы жергілікті заңнаманы ескере отырып қолданылады.

Осы Құпиялылық туралы хабарламада қандай дербес деректер өңделетіні, қандай мақсаттар үшін өңделетіні, дербес деректерді қаншалықты ұзақ бойы сақтайтынымыз, жеке дербес деректерге қолжетімділікті қалай алуға және жаңартуға болатыны, және қосымша ақпаратты қайдан алуға болатыны түсіндіріледі.

Осы Құпиялылық туралы хабарламада да, құпиялылық туралы басқа хабарламаларда да, нақты кадрлық үдерістерге қатысты дербес деректерді қалай өңдейтініміз түсіндіріледі (мысалы, бос жұмыс орындары туралы хабарландырулардың электрондық тақтасы арқылы, OneHealth IT және ұтқырлықтың халықаралық бағдарламалары); дәл осындай жағдай, жергілікті тәжірибелер мен құқықтық талаптарды айқындай отырып қызметімізді жүзеге асыратын әртүрлі елдердің жергілікті құпиялылық хабарламаларына да қатысты.

Біз еңбек қатынастарын басқару, мердігерлер мен тағылымдамадан өтушілерді жұмылдыру және Shell қызметкерлерінің кейбір тәуелді тұлғаларына жеңілдіктер ұсыну үшін қажетті дербес деректерді өңдейміз.

Осындай ақпаратқа: адамның тұратын жері туралы байланыс ақпарат, туған күні, отбасылық жағдайы, табыстары және банктегі шоты туралы ақпарат, бенефициарлар туралы ақпаратты қоса, еңбекақысы мен жеңілдіктері туралы ақпарат, төтенше жағдайларда байланысуға арналған байланыс ақпарат, жұмыс нәтижелері туралы және еңбек қатынастарын басқару, мердігерлерді жұмылдыру және Shell қызметкерлерінің белгілі бір тәуелді тұлғаларына жеңілдіктер ұсыну (мысалы, Shell қызметкерін шетелге іссапар кезінде сүйемелдейтін адамдарға) үшін қажетті кез келген басқа ақпарат жатқызылады.

Құпиялы дербес деректер

Біз адамның денсаулық күйіне, нәсіліне немесе этникалық шығу-тегіне, діни немесе философиялық нанымына, жыныстық бағдарына, саяси көзқарастарына және кәсіподақтардағы мүшелігіне қатысты деректер сияқты ерекше санаттардың кейбір дербес деректерін («құпиялы дербес деректер») тек қана еңбек және әлеуметтік қамтамасыз ету туралы заңдарды сақтау мақсаттары үшін қажет болған кезде, еңбекті қорғау саласындағы медициналық ұсыныстар беру және қолдау көрсету үшін қажет болған кезде, адамның өмірлік маңызды мүдделерін қорғау үшін (мысалы, төтенше жағдайда), қоғамдық денсаулық сақтау тұрғысынан қажет болған кезде немесе тұлға өзінің айқын келісімін берген жағдайда өңдейміз. 

Сіздің дербес деректеріңіз келесі мақсаттар үшін өңделуі мүмкін:

• жергілікті нормативтік-құқықтық актілердің талаптарын сақтау бойынша міндеттемелерімізді орындау мақсатында;
• заңды іскерлік мүдделер мақсатында (мысалы, білікті және құзыретті қызметкерлер құрамына ие болуымыз үшін тиімділікті басқару немесе тек уәкілетті қызметкерлер құрамы ғана белгілі объектілер мен активтерге қолжетімділік алуы мүмкін екендігін кепіл ету үшін еңбекті қорғау, қауіпсіздік техникасы мен сақтау үшін); немесе
• сіз тікелей келісіміңізді берген жағдайда.

Біздің ортақ ұстанымымыз ретінде, Shell компаниясы Shell қызметкерлерінен дербес деректерін өңдеуге арналған келісімін сұрамайтынына, сонымен қатар оған сенім артпайтынына назар аударыңыз. Дегенмен, келісім қажет шектеулі жағдаяттар бар, мысалы, егер келісім қолданыстағы жергілікті заңнамамен талап етілсе, соның ішінде құпиялы дербес деректерді өңдеу үшін.

Shell қызметкерлерінен сұралатын дербес деректер заңи және/немесе келісім-шарттық талаптарды орындау үшін және бағдарламаларға қатысу немесе жеңілдіктер алу мүмкіндігін беру үшін қажеттілігі ең аз болып табылады. Бізге сұратылатын ақпаратты ұсынбау сіздің жұмысқа орналасу қабілеттілігіңізге, тағылымдамадан өтуіңізге, мердігер ретінде жұмылдырылуыңызға немесе бағдарламаға қатысуыңызға не болмаса жеңілдіктер алуыңызға кері әсерін тигізуі мүмкін.

Деректерді өңдеу сіздің келісіміңізге негізделсе және өзге мақсаттарды көздейтін қолданыстағы жергілікті заңнамаға сәйкес болған жағдайларда, сіз кез келген уақытта өз келісіміңізден бас тарта аласыз. Келісімді қайтарып алған сәтке дейін, бұл өңдеудің дәйектілігіне әсер етпейді. Алайда келісімнен бас тарту сіздің жұмысқа орналасу қабілеттілігіңізге, өзге де жұмылдырылуға немесе бағдарламаға қатысуыңызға не болмаса жеңілдіктер алуыңызға әсерін тигізуі мүмкін.

Shell компаниясының АТ-жабдығымен жасалған және/немесе Shell компаниясының АТ-желісіне қосылған кездегі барлық әрекеттер заңды коммерциялық мақсаттарда бақылануы мүмкін. Қосымша ақпарат алу үшін http://sww.shell.com/it/irm/legalandregulatory/personal_use.html парақшасындағы Жеке мақсатта қолдану жөніндегі ұсынымдарды қараңыз.

Shell барлық қызметкерлері, Shell компаниясына жекелеген адамдардың Shell компаниясының орынжайлары мен активтеріне қол жеткізген күнін, уақыты мен жерін тіркеуге мүмкіндік беретін рұқсатнама алады. Қол жеткізу мен қауіпсіздікті бақылау жүйелеріндегі деректер мына мақсаттарда қолданылады:

• еңбекті қорғау, қауіпсіздік техникасы мен сақтау мақсатында, атап айтқанда, Shell активтерін, Shell қызметкерлерін және Shell орынжайларының келушілерін сақтау үшін;
• заңнамалық және нормативтік талаптарды сақтау мақсатында, атап айтқанда, ақпаратты мемлекеттік/реттеуіш органдарға ұсынудың жергілікті құқықтық талабы болған кезде;
• Shell орынжайына кіретін және кадрлық ресурстар мен жылжымайтын мүлікті жоспарлау үшін олардан шығатын адамдар санын (жиынтықта) бақылау үшін; және
• бірақ мердігерлер жағдайында (Shell қызметкерлері емес) — Shell орынжайына кірген және шыққан күні мен уақыты қаржылық басқару және бақылау үшін қолданылады.

Біздің орынжайларымыз бен активтеріміздің көбісі бейнебақылау камераларымен жабдықталған (CCTV). Бейнебақылау камералары қолданылатын жерде, бұл туралы ерекше хабарланады. Бейнебақылау камералары еңбекті қорғау, қауіпсіздік техникасы мен сақтау, атап айтқанда Shell активтерін, Shell қызметкерлерін және Shell орынжайларына келушілерін сақтау үшін қолданылады. Еңбекті қорғаумен, қауіпсіздік техникасымен және сақтаумен байланысты оқыс оқиға орын алған кезде, болжамдалған немесе нақты қылмыстық әрекет жасалған жағдайды есепке алмағанда, барлық суреттер үнемі жойылады. Бұл жағдайда, егер құқық қорғау органдарымен немесе басқа мемлекеттік органдармен талап етілсе және рұқсат етілсе, суреттерді Shell компаниясының тергеу жөніндегі ішкі топтары мен сыртқы тараптар зерттеуі мүмкін.

Құқықтық және нормативтік міндеттемелерді сақтау, Shell компаниясының активтерін және қызметкерлерін/мердігерлерін сақтау, атап айтқанда, сауда бақылауы, ақшаның жылыстауы және/немесе парақорлықпен және сыбайлас жемқорлықпен күрес саласындағы заңнаманың талаптарына Shell компаниясының сәйкестігін қамтамасыз ету, сондай-ақ өзге де нормативтік талаптардың орындалуы үшін, біз үнемі барлық қызметкерлеріміз және мердігерлерімізді тексереміз. Тексеру көпшілікке қолжетімді немесе үкіметпен жарияланған санкциялар тізімі бойынша өткізіледі және сіз туралы Shell компаниясында бар ақпаратпен салыстыру орындалады (мысалы, Мүдделер қақтығысының тізілімі — қосымша ақпарат осы жердекелтірілген). Тексеріс барысында алған кез келген дербес деректер жұмысқа орналасу қабілеті, тағылымдамадан өту немесе мердігер ретінде жұмылдыруға қатысты шешімнің автоматты түрде қабылдануына әкелмейді.

Shell International BV сізге жұмыс беруші компаниямен бірге (немесе тәуелді тұлғалар жағдайында, Shell қызметкерінің жұмыс беруші компаниясымен) немесе өзгеше емесе Shell компаниялар тобындағы үлестес тұлғалармен бірге.

Жекелеген мердігерлерге қатысты жағдайда –– сіздің қызметтеріңізді өзінің Shell компаниялар тобындағы үлестес тұлғаларымен және сіздің сыртқы/жұмылдырушы компанияңызбен/агенттігіңізбен ғана немесе олармен бірге жұмылдыратын Shell тобына кіретін компания.

Сіздің дербес деректеріңіз жоғарыда келтірілген мақсаттар үшін ғана өңделеді (немесе, ол мысалы сақтаумен тікелей байланысты болса, екінші мақсат үшін) және қатаң қызметтік қажеттілік кезінде берілуі мүмкін:

• Shell компаниялар тобының құрамындағы басқа компанияларға, соның ішінде сіздің орналасқан жеріңізден немесе Еуропалық экономикалық аймақтан (ЕЭА) тыс орналасқан компанияларға;
• Уәкілетті бөтен мердігерлерге, Shell компаниясының қызметтерін жеткізушілерге және/немесе қосалқы мердігерлеріне; және
• Shell тиісті компаниясы/компаниялары сақтауы тиіс заңи немесе нормативтік міндеттемені сақтау қажет болған немесе бұған қолданыстағы жергілікті заңнамаға сәйкес рұқсат берілген кезде, құзыретті мемлекеттік органға, үкіметтік, реттеуші немесе салық органына.

Егер дербес деректер Shell тобының компанияларына және/немесе сіздің орналасқан жеріңізде немесе одан тыс орналасқан (соның ішінде Еуропалық экономикалық аймақтан тыс) уәкілетті үшінші тұлғаларға берілсе, сіздің дербес деректеріңіз жоғарыда көрсетілген мақсаттар үшін ғана өңделуін және сіздің дербес деректеріңізді сақтау үшін тиісті қорғау шаралары қолданғанын қамтамасыз ету үшін ұйымдық, келісім-шарттық және заңи шараларды қолданамыз. Бұл шаралар Shell тобының ішінде деректерді беру тұрғысынан Міндетті корпоративтік ережелерді және Еуропалық комиссиямен бекітілген деректерді сақтаудың тиісті деңгейін қамтамасыз етпейтін, сондай-ақ, кез келген қосымша жергілікті заңнамалық талаптарды қамтитын елдерде деректерді үшінші тұлғаларға берудің тетіктерін қамтиды. Бұл ақпараттың көшірмесін privacy-office-SI@shell.com мекенжайына жазып, алуға болады.

Shell тобының сипатын ескере отырып, сіздің дербес деректеріңіз бен сіздің тәуелді тұлғаларыңыздың деректері сіздің орналасқан жеріңізден тыс елдерге берілуі мүмкін. Егер осындай жағдай орын алса, Shell компаниясының Бірыңғай корпоративтік ережелері мен қолданыстағы заңнамаға сәйкес, құпиялылыққа деген сіздің құқықтарыңызды және сіздің тәуелді тұлғаларыңыздың құқықтарын сақтау үшін шаралар қабылдаймыз.

Сіздің дербес деректеріңізді рұқсатсыз кіруден және тиісінше қолданбаудан сақтау мақсатымен технологиялар мен саясаттарды енгіздік және жаңа технологиялардың пайда болуына қарай осы шараларды пысықтаймыз.

Дербес деректерді қоса алғанда, барлық ақпаратпен жұмыс Shell тобының ақпарат пен құжаттаманы басқаруға арналған стандарттарына сәйкес жүзеге асырылады: ақпарат заңды коммерциялық немесе заңи/құқықтық мақсаттар үшін қажет болмаса сенімді түрде жойылып тұрады.

Жергілікті құқықтық талаптарды сақтауға қажетті кейбір ерекше жағдайларды қоспағанда:

• қызметкерлердің жеке істеріндегі ақпарат, жұмыстан босатылған соң 10 жылдан аспай сақталады;
• зейнет жәрдемақыларына қатысты ақпарат, жұмыстың басталған сәтінен бастап 99 жылдан аспай сақталады;
• көпшілікке қолжетімді немесе үкіметпен жарияланған санкциялар тізімі және бұқаралық ақпарат құралдары бойынша тексеріс аясында алған кез келген дербес деректер алғаш рет алғаннан бастап 15 жылдан аспай сақталады.
  
• Shell орынжайларына кіретін барлық адамдардың аттары, қол жеткізу күні, уақыты мен жері әрбір қолжеткізген сәттен бастап 3 жыл бойы сақталады;
• егер адам жұмыстан босатылса немесе күрделі теріс қылықтарға байланысты, соның ішінде Shell қауіпсіздік техникасының ережелерін немесе Shell мінез-құлық кодексін бұзуға байланысты онымен еңбек қатынастары аяқталса, бұл туралы тиісті ақпарат жұмыстан босатылғаннан кейін 30 жыл бойы сақталады.

Барлық жағдайларда ақпарат: а) бұл үшін заңи немесе заңды негіздемелері болса (заңи немесе заңды негіздемелер бойынша енді талап етілмеген соң жойылады) аса ұзақ мерзім бойы немесе ә) адам немесе оның тәуелді тұлғалары өз дербес деректерін өңдеуден бас тартса және бұл деректерді сақтауға арналған заңды мақсаты жоқ болса аса қысқа мерзім бойы сақталуы мүмкін.

 Жергілікті нұсқалылықтарды ескере отырып, Shell тобындағы құжаттаманы басқаруға қатысты толығырақ ақпаратты мына жерде табуға болады:

http://sww.shell.com/ethicsandcompliance/im/Records/classifyingRecords.html

Біз, сіздің ақпаратыңыздың дәлме-дәл болуына ұмтыламыз. Өз дербес деректеріңізге қолжетімділік алуыңыз мүмкін, дербес деректерді түзетуге немесе жоюға (егер заңды коммерциялық мақсаттар үшін қажет болмаған жағдайда ғана) жүгіне аласыз және дербес деректеріңіздің өңделуін шектеуді сұрай аласыз. Кадрлық онлайн жүйеге (HR Online) қолжетімділігі бар адамдар, өз дербес деректеріне келесі ресурста қол жеткізе алады:

https://hronline.shell.com/

Кадрлық мәселелер бойынша өз жергілікті кеңесшіңізге де жүгіне аласыз. Егер сіз мердігер болсаңыз, сыртқы/жұмылдыратын компанияңызға/агенттігіңізге жүгініңіз.

Қосымша ақпаратты «Деректердің құпиялылығы» басты бетінде табуға болады.

http://sww.shell.com/ethicsandcompliance/dp/dp.html

Егер сізде өз дербес деректеріңізге қатысты қандай да бір сұрақтар, өтініштер немесе шағымдар туындаса Privacy-Office-SI@shell.com жүгініңіз немесе Shell International B.V., Гаага, Нидерланд — Сауда тізілімі № 27155369 мекенжайы бойынша орналасқан Shell тобының ақпаратты сақтау қызметінің басшысымен байланысыңыз, хат-хабарға арналған мекенжай: PO Box 162, 2501 AN, The Hague.

Егер Shell компаниясының сіздің дербес деректеріңізбен жұмыс жасауына қанағаттанбасаңыз, деректерді сақтау жөніндегі сіздің уәкілетті ұйымыңызға немесе Prins Clauslaan 60, 2595 AJ, Гаага, Нидерланд мекенжайы бойынша орналасқан деректерді сақтау жөніндегі Голландиялық қызметке шағымдана аласыз. Қосымша ақпаратты https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/en веб сайтынан алуға болады.

Жергілікті Құпиялылық туралы хабарламалар, сондай-ақ деректерді сақтау жөніндегі уәкілетті орган туралы толығырақ ақпаратты деректерді сақтау жөніндегі жергілікті қызметтің басшысынан (егер ондай болса) алуға болады. Сізге байланыс деректерді мүмкін болса, Privacy-Office-SI@shell.com мекенжайына келген сұрау бойынша бірден ұсына аламыз.

Осы Құпиялылық туралы хабарлама уақыт өте келе өзгертілуі мүмкін. Осы Құпиялылық туралы хабарлама 2018 жылғы 1 қаңтарда жаңартылды.